Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik (“Değişiklik Yönetmeliği”) 09.10.2020 tarihli 31269 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış olup 8.11.2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’te (“Yönetmelik”) önemli birtakım değişiklik ve yenilikler getirmektedir.

Öncelikle, Değişiklik Yönetmeliği ile Yönetmelik’in adı “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” olarak değiştirilmiştir.

Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından Değişiklik Yönetmeliği ile anonim şirketlerin genel kurul toplantılarına ilişkin olarak getirilen aşağıdaki değişiklik ve yenilikler incelendiğinde aşağıdaki değişiklikler dikkat çekmektedir:

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunluluğu kaldırılmıştır.
• Halka açık olmayan anonim şirketlerin pay sahiplerinin genel kurulda vekil ile temsil edilmesi halinde, noter onaylı olmayan vekaletnamenin noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi suretiyle kabul edilmesi hususu kaldırılmış ve noter onaylı vekaletname zorunluluğu getirilmiştir.
• Yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için MERSİS üzerinden yapılan başvuruların da kabul edileceği düzenlenmiştir.
• Tek pay sahipli anonim şirketlerde genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi hazırlama zorunluluğu kaldırılmıştır.

Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğu

Değişiklik Yönetmeliği ile Yönetmelik’in bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluğunu düzenleyen 32. Maddesinin 2. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca; aşağıdakiler dışındaki genel kurul toplantılarında, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık izine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu olmayacağı düzenlenmektedir:

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantıları,
• Diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantıları,
• Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantıları,
• Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantıları,
• Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantıları.

Vekil ile Toplantıya Katılma Hakkı

Değişiklik Yönetmeliği ile Yönetmelik’in toplantıya katılma hakkını düzenleyen 18. Maddesinin 7. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca halka açık olmayan şirketlerde pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmelerinin noter onaylı olmayan vekaletnamee noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi suretiyle gerçekleştirilmesi imkanı yürürlükten kaldırılmıştır. Temsilcinin noter onaylı vekaletname sunması gerekli olup, bu kapsamda noter onaylı olmayan vekaletname ile noter onaylı imza beyannamesi sunulması kabul görmeyecektir.

MERSİS Üzerinden Bakanlık Temsilciliği Talebi

Yönetmelik’in 35. Maddesinde yapılan değişiklik ile yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için; yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri tarafından veya şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle toplantı tarihinden en az on gün önceden Yönetmelik’in Ek-1’deki örneğe uygun olarak bir dilekçe ile fiziki ortamda veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda müracaat edilebilecektir.

Yönetmelik’in 35. Maddesine yapılan ekleme ile de yönetim kurulunun mevcut olmaması veya yönetim kurulu toplantı nisabı oluşmasına imkân bulunmaması ve münhasıran yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi amacıyla çağrısız toplantı yapılmak istenmesi hallerinde, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının imzaları noterce onaylanmış dilekçe ile de Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi isteyebilmeleri imkanları düzenlenmektedir.

Toplantıların Ertelenmesi Üzerine Yapılacak Genel Kurullarda Nisap

Yönetmelik’in toplantıların ertelenmesi halini düzenleyen 28. Maddesine Değişiklik Yönetmeliği ile eklenen son fıkra uyarınca; toplantı başlamadan önce, Türk Ticaret Kanunu ve esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının sağlanamaması veya toplantı sırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması halinde toplantının ertelenmesi durumu hariç olmak üzere, erteleme üzerine yapılacak genel kurul toplantılarında esas sözleşmede daha ağır bir nisap öngörülmemişse şirket sermayesinin en az 1/4 temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin hazır bulunması aranacaktır.

Bakanlık Temsilcisinin Görev ve Yetkileri

Yönetmelik’in Bakanlık temsilcisinin görev ve yetkilerini düzenleyen 34. Maddesinin 3. Fıkrasında yapılan değişiklikler doğrultusunda, Bakanlık temsilcisinin görev ve yetkileri aşağıdaki gibi düzenlenmiştir:

• Bakanlık temsilcisi, toplantıdan sonra, hazır bulunanlar listesi, gündem ve genel kurul toplantı tutanağının bir nüshasını alarak, 1 hafta içerisinde, Bakanlık merkez teşkilâtında Genel Müdürlüğe, illerde il müdürlüğüne teslim edecektir.
• Bakanlık temsilcisi; genel kurul toplantısı sırasında, Kanun, esas sözleşme ve bu Yönetmelik hükümlerine aykırılık olmasına rağmen herhangi bir nedenle toplantı tutanağında belirtilemeyen hususlar ile herhangi bir sebeple toplantının açılamaması veya açılan toplantının tamamlanamaması gibi hususların varlığı hâlinde, rapor düzenleyerek diğer belgelerle birlikte Bakanlığa/il müdürlüğüne verecektir.
• Bu belgeler, Genel Müdürlüğe/il müdürlüğüne teslim edilmeden önce Bakanlık temsilcisi tarafından MERSİS’te ilgili alana yüklenecektir.

Ayrıca, Yönetmelik’in toplantı tutanağının düzenlenmesini düzenleyen 26. Maddesinin 1. ve 5. Fıkralarında yapılan değişiklikler uyarınca; Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olmasa da talep üzerine Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda da genel kurul tutanağı, toplantı başkanlığı ile Bakanlık temsilcisi Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanacaktır olup Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanmayan toplantı tutanakları geçersiz olacaktır.

@Kesikli Hukuk Bürosu