1. Giriş

06.12.2016 tarihli ve 29910 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ’de (“Tebliğ”) 20.02.2021 tarihli ve 31401 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Şirket Kuruluş Sözleşmelerinin Ticaret Sicil Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ (“Değişiklik Tebliği”) ile şirket kuruluşlarında yeni bir dönem açacak ve girişimcilerin elektronik ortamda şirket kurmasını sağlayacak önemli değişiklikler getirilmiştir.

2. İmza Beyanı ve Beyannamesi Verilmesine İlişkin Düzenlemelerde Değişiklikler

Tebliğ’in imza beyanı ve beyannamesi verilmesine ilişkin hususları düzenleyen 12. Maddesinde Değişiklik Tebliği ile önemli değişiklikler yapılmıştır. Tebliğ’in değişiklik öncesi 12. maddesinde imza beyannamelerinin şirket kuruluş ve ticari işletme açılışı işlemlerinde müdürlüklere ibrazının zorunlu olduğu ve ticaret sicil müdürlüklerinde yetkilendirilmiş personel huzurunda düzenlenebileceği düzenlenmekteydi.

Yeni düzenlemeye göre, gerçek kişi tacir ile tüzel kişi adına imzaya yetkili olanların imzaları bunların ticaret siciline tescili sırasında kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek MERSİS’e kaydedilecektir. Kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinin elektronik ortamda temini Bakanlık ile ilgili kurum veya kuruluş arasında yapılacak protokolle sağlanacaktır. Değişiklik Tebliği ile Tebliğin “Belgelerin Saklanması” başlıklı 15. maddesinde yapılan değişiklik ile de elektronik ortamda temin edilen imza verisinin fiziki suretinin de şirketin ya da işletmenin ticaret sicili dosyasında saklanacağı düzenlenmektedir.

İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilecektir.

Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı ise, bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilecektir. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi zorunlu olarak düzenlenmiştir.\ Ayrıca, limited şirketlerin kuruluşunun tescilinde imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde, fiziki imza beyannamesi yalnızca müdürlükte düzenlenebileceği yönünde düzenleme yapılmıştır.

3. Müdürlükte İmza Beyannamesi Düzenlenmesi İşlemlerinde Değişiklikler

Tebliğ’in imza beyannamelerinin hazırlanmasını düzenleyen 13. Maddesinde önemli değişiklikler yapılarak fiziki olarak imza beyannamesi verilmesi işlemleri detaylı olarak Değişiklik Tebliği ile ele alınmıştır.

Değişiklik Tebliği ile değiştirilen Tebliğ’in 13. Maddesine göre fiziki imza beyannamesi düzenlenmesi amacıyla herhangi bir müdürlüğe başvurma imkânı mevcut olup bu yönde başvuru MERSIS üzerinden onaya gönderilerek müdürlüklerde tamamlanabilecektir. Müdürlüklerde, yetkilendirilmiş personel, imzasını beyan edecek şahsın kimlik bilgilerini doğrulayacak olup oluşturduğu imza beyan formunu ilgiliye imzalatacaktır. Form, mühür basılmak ve imzalanmak suretiyle yetkilendirilmiş personel tarafından onaylanacaktır.

Başvurunun tescil işleminin yapılacağı müdürlük dışında bir müdürlüğe yapılması halinde ise beyanname iki nüsha olarak düzenlenecek olup beyannameyi düzenleyen müdürlük, beyannamenin bir nüshasını fiziki ve bir örneğini de elektronik ortamda ilgili müdürlüğe gönderir.

Ayrıca, başka bir müdürlükte düzenlenen imza beyannamesinin elektronik ortamda tescili yapacak müdürlüğe iletilmesi üzerine artık fiziki nüshanın müdürlüğe ulaşması beklenmeksizin şirketin kuruluş veya işletmenin açılışı ile imzaya yetkili olanların tescili yapılabileceği düzenlenmektedir. Beyannamenin fiziki sureti de tescili yapan müdürlüğe ulaşmasının ardından sicil dosyasına konulacaktır.

4. İmza Beyannamesi Verilmesine Gerek Olmayan Durumlara İlişkin Değişiklikler

Tebliğ’in imza beyannamesi verilmesine gerek olmayan durumları düzenleyen maddesi 13/A’da Değişiklik Tebliği ile birtakım değişiklikler yapılmıştır. Buna göre, gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların aynı ticari işletme veya şirketin sicil dosyasında daha önce temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması halinde ayrıca imza beyannamesi verilmesine gerek olmayacaktır.

Ayrıca, bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla ayrıca imza beyannamesi verilmesine gerek olmayacağı düzenlenmiştir. Bu durumda daha önce verilen imza beyannamesinin bir örneği müdürlükçe şahsın sonradan yetkili olarak atandığı şubenin dosyasına konulacaktır.

5. Fiziki İmza Beyannamelerinden Elektronik İmza Beyannamelerine Geçiş Süreci

Tebliğ’e Değişiklik Tebliği ile eklenen Geçici Madde 1 ile kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabalarında tutulan imza verilerinin Ticaret Bakanlığınca elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar müdürlüklere bu Tebliğ hükümleri çerçevesinde fiziki imza beyannamesi verileceği düzenlenmektedir.

Ticaret Bakanı Ruhsar Pekcan da Değişiklik Tebliği ile ilgili olarak 20.02.2021 tarihinde Twitter hesabından yapmış olduğu paylaşımlarda işletmelerin imza beyanlarının tamamen elektronik ortamda temin edilebilmesine ilişkin yasal altyapıyı oluşturduklarını ve diğer kurumlarla entegrasyon çalışmalarına da başladıklarını bildirerek süreç tamamlandığında imza verileri Bakanlığımızca elektronik ortamda temin edilerek MERSIS’e kaydedileceğine ve böylece ticaret sicili müdürlüğüne gidilmesine gerek kalmadan elektronik ortamda şirket kurma süreçlerinin tamamlanması mümkün olacağına değinmiştir.

Ticaret Bakanı tarafından da işaret edilen entegrasyon çalışmalarının tamamlanmasına kadar Geçici Madde 1 uyarınca müdürlüklerde fiziki imza beyannamesi verilmesine devam edilecektir.

6. Sonuç ve Değerlendirme

Değişiklik Tebliği ile Tebliğ’de yapılan değişiklikler ile şirket kuruluş süreçlerinde elektronik ve fiziki ortamlarda imza beyannameleri verilmesine ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.

Değişiklik Tebliği ile getirilen en önemli önemli değişiklik girişimcilerin ticaret sicil müdürlüklerine gitmeksizin tamamen elektronik ortamda şirket kurmasına imkân sağlayan yasal alt yapının oluşturulmuş olmasıdır. Buna göre, imza beyannameleri elektronik ortamda temin edilerek MERSIS’e kaydedilecek ve kayıtlı imzalar ile şirket kuruluş süreçleri elektronik ortamda sürdürülebilecektir.

İmza beyannamelerinin elektronik ortamda temini için diğer kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarından yararlanılacağı için bu kurum ve kuruluşlarla entegrasyon süreçlerinin tamamlanması ile birlikte elektronik ortamda şirket kurma dönemi başlayacaktır.

Bu değişikliklerin şirket kuruluşu işlemlerinde gelenekselliği ve bürokrasiyi azaltması ve günümüzün ve teknolojik ve dijital dünyaya uyum sağlayacak olan düzenlemeler olmaları itibariyle şirket kuruluşlarında yeni bir dönem açacağı girişimciler tarafından memnuniyetle karşılanacağı düşünülmektedir.

@Kesikli Hukuk Bürosu